Politique de confidentialité
1. Objectif
La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé régit la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels d’une façon qui reconnaît le droit à la vie privée des individus au Québec. En tant qu’organisme à but non lucratif offrant des services liés au développement d’une agriculture productive et accessible en contexte urbain, LES URBAINCULTEURS (ci-après, « l’Organisme ») est tenu de préserver la nature confidentielle des renseignements que nous recevons dans le cadre de nos activités.
Afin de vous offrir des services de qualité, nous devons avoir accès à certains renseignements vous concernant. Nous nous assurons que nos employés gèrent ces renseignements avec toute la discrétion et la rigueur nécessaires, et ce, en conformité avec les exigences légales et réglementaires en vigueur.
L’objectif de l’Organisme étant d’assurer le respect et la mise en œuvre de ses obligations légales, la présente Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels explique comment vos renseignements personnels peuvent être recueillis, utilisés ou divulgués par l’Organisme. En nous fournissant des renseignements personnels, vous acceptez que ceux-ci soient traités conformément à ce qui est indiqué dans la présente Politique.
2. Qu’est-ce qu’un renseignement personnel?
Un renseignement personnel désigne tout renseignement ou information qui concerne une personne physique et permet de l’identifier ou qui, individuellement ou en combinaison avec d’autres informations ou renseignements, permet de l’identifier.
3. Responsabilité
Aux termes des lois applicables, l’Organisme est responsable des renseignements personnels dont elle a la possession ou le contrôle. Aux fins de protéger les renseignements personnels recueillis, l’Organisme a désigné un responsable de la protection des renseignements personnels. Le responsable de la protection des renseignements personnels veille au respect de la législation applicable concernant la protection des renseignements personnels. Il doit approuver les politiques et pratiques encadrant la gouvernance des renseignements personnels. Plus particulièrement, cette personne est chargée de mettre en œuvre la présente politique et de veiller à ce qu’elle soit connue, comprise et appliquée.
Les employés de l’Organisme et les partenaires ayant accès à des renseignements personnels ou étant autrement impliqués dans la gestion de ceux-ci doivent en assurer la protection et respecter la présente Politique, ainsi que les directives mises en place dans l’Organisme. Les rôles et les responsabilités des employés et des membres de l’Organisme tout au long du cycle de vie des renseignements personnels peuvent être précisés par toute autre politique à cet égard.
4. Non-responsabilité
En nous fournissant des renseignements personnels sur autrui dans le cadre de nos services, vous êtes responsables de vous assurer que la collecte, l’utilisation, la communication et la conservation des renseignements que vous détenez et que vous nous communiquez sont conformes aux lois et règlements applicables. Dans le cadre de notre prestation de services, vous garantissez que l’employé, le représentant, le préposé ou l’agent qui communique avec notre Organisme ou qui est identifié pour que notre Organisme communique avec vous possède la qualité pour connaître les renseignements personnels partagés. En aucun cas, l’Organisme ne pourra être tenue responsable du non-respect des lois applicables pour les renseignements personnels dont nos clients ont la possession ou le contrôle et vous vous engagez à tenir indemne l’Organisme de toute plainte, recours ou réclamation contre l’Organisme en lien avec les renseignements que vous nous avez fournis.
5. Les renseignements que nous recueillons
Dans le cadre de ses activités, l’Organisme doit recueillir certains renseignements personnels. Cela comprend notamment les renseignements suivants :
- Coordonnées (nom, adresse, courriel ou numéro de téléphone);
- Renseignements relatifs à nos clients ou pour le compte de ceux-ci ou que nous produisons dans le cadre de notre prestation de services et qui répondent à la définition de renseignement personnel;
- Renseignements relatifs à la facturation comme une adresse de facturation, des informations bancaires ou des données de système de paiement;
- Renseignements relatifs au marketing et aux préférences de communication;
- Renseignements relatifs à l’utilisation de notre site Web, incluant des renseignements techniques sur les visites, l’adresse IP, le système d’exploitation, les pages visitées et requêtes, les informations relatives à la connexion, ou tout autre renseignement recueilli par le biais de fichiers témoins, fichiers journaux ou autres outils similaires, notamment à des fins d’amélioration du service et de statistiques;
- Renseignements relatifs au recrutement d’employés, comme des CV, historique professionnel ou académique, antécédents disciplinaires, déontologiques, criminels ou pénaux et tout autre renseignement pertinent au recrutement potentiel;
- Renseignements relatifs aux employés aux fins de conclure et d’exécuter leur contrat de travail et de se conformer aux différentes lois applicables en matière d’emploi, incluant les renseignements colligés par l’Organisme aux fins du dossier d’employé;
- Tout autre renseignement nécessaire aux fins de se conformer à nos obligations légales, réglementaires ou contractuelles.
6. Fins
L’Organisme documentera les fins pour lesquelles des renseignements personnels sont recueillis. L’Organisme ne recueillera que les renseignements nécessaires à ces fins. La collecte de renseignement peut se faire oralement ou par écrit.
Dans le cadre de ses activités, l’Organisme recueille, utilise et communique des renseignements personnels principalement pour fournir des services à ses clients et notamment pour :
- Amorcer et entretenir une relation avec le client, lui fournir des services, et remplir ses obligations légales et contractuelles;
- Communiquer avec les personnes concernées dans le cadre d’études de marché, de campagnes marketing, publicitaire et d’information, ou pour évaluer le service à la clientèle et la satisfaction des clients, des employés ou de toute autre personne;
- Mettre à jour, améliorer et gérer nos bases de données, nos systèmes de gestion documentaire, et notre site Web;
- Développer notre Organisme et nos activités et les gérer;
- Recruter et étudier la candidature de futurs employés;
- Conclure et exécuter les contrats de travail avec ses employés et se conformer aux lois et règlements applicables en matière d’emploi;
- Déceler des erreurs, actes de négligence, violations contractuelles, actes de fraude, vol et autres activités illégales, et se protéger contre ceux-ci et pour respecter nos obligations en matière d’assurance;
- Se conformer à nos obligations légales et réglementaires;
- Toute autre fin nécessaire aux activités de l’Organisme et à laquelle vous avez consenti.
7. Consentement
En nous fournissant des renseignements personnels, par l’intermédiaire de notre site web, par téléphone, par courriel, en personne ou par tout autre moyen, vous consentez à ce que vos renseignements personnels soient collectés, utilisés et divulgués conformément à la présente Politique.
Nous ne recueillons, n’utilisons ou ne communiquons aucun renseignement personnel sans le consentement de la personne, sauf si cette mesure est autorisée ou requise en vertu des lois et règlementations applicables. L’Organisme limite la collecte de renseignements personnels à ce qui est nécessaire afin d’accomplir les fins pour lesquelles ils sont recueillis.
De plus, nous limitons l’accès de vos renseignements personnels aux seules personnes ayant la qualité et la nécessité d’y accéder, et ce, pour une fin spécifique.
8. Communication des renseignements personnels
Dans le cadre de ses activités, il se peut que l’Organisme procède à la communication de renseignements personnels avec certains tiers, aux fins énoncées à la section 6 de la présente Politique. Ces tiers peuvent inclure :
- Des fournisseurs de services en matière de ressources humaines ou autres services nécessaires aux fins de la conclusion et de l’exécution du contrat de travail;
- Des autorités gouvernementales et de contrôle lorsque les lois applicables l’exigent ou lorsque cela est nécessaire pour la fourniture de nos services;
- Des fournisseurs de services en matière d’hébergement de données, de facturation, de paiement en ligne;
- Des fournisseurs des services relatifs à l’utilisation de notre site Web (hébergement, sécurité, témoins).
9. Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)
La réalisation d’une EFVP est une démarche préventive visant à mieux protéger les renseignements personnels et à respecter la vie privée des personnes physiques. Elle consiste à considérer les facteurs susceptibles d’entraîner des conséquences positives ou négatives sur le respect de la vie privée des personnes concernées. La réalisation d’une EFVP permet de démontrer que l’Organisme a respecté toutes ses obligations en matière de protection des renseignements personnels et que toutes les mesures ont été prises afin de protéger efficacement ces renseignements.
L’Organisme réalise une EFVP notamment dans les situations suivantes :
- Avant d’entreprendre un projet d’acquisition, de développement et de refonte d’un système d’information ou de prestation électronique de services qui implique des renseignements personnels;
- Avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec.
10. Mesures de sécurité
Considérant le caractère confidentiel des renseignements qu’elle détient, l’Organisme met en place des mesures de sécurité propres à assurer la protection des renseignements personnels collectés, utilisés communiqués, conservés ou détruits, et ce, conformément à la législation applicable.
L’Organisme utilise les outils nécessaires avec des mesures administratives, techniques ou physique, afin de limiter les risques d’incidents. Par exemple, l’utilisation de mot de passe sur nos systèmes informatiques ainsi que le changement fréquent de ceux-ci, l’authentification deux facteurs sur les différents sites Web, la fermeture à clé des portes de bureau ou les classeurs dans lesquels se retrouvent des informations personnelles font notamment parties de nos pratiques et procédures habituelles.
11. Incident de confidentialité
Tout incident de confidentialité est pris en charge conformément à la Politique de gestion des incidents de confidentialité dans l’éventualité où des renseignements personnels de l’Organisme sont impliqués. Conformément à la Loi, l’Organisme tient à jour un registre des incidents de confidentialité. Si l’incident de confidentialité présente un risque de préjudice sérieux pour les personnes concernées, l’Organisme avise celles-ci avec diligence ainsi que la Commission d’accès à l’information.
12. Mise à jour des renseignements personnels
Il est important que vous nous communiquiez tout changement concernant vos renseignements personnels afin que nos puissions mettre à jour nos dossiers. Ces changements peuvent être transmis au responsable de la protection des renseignements personnels.
13. Conservation et destruction des renseignements personnels
Nous ne conserverons les renseignements personnels que pour la durée nécessaire aux fins prévues dans la présente Politique et pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires. À la fin de la durée de conservation applicable ou lorsque les renseignements personnels ne seront plus nécessaires, l’Organisme s’assurera de les détruire. La destruction des renseignements est faite de façon sécuritaire, et ce, afin d’assurer la protection de ces renseignements.
14. Site Web
Aux fins de nos activités, nous opérons un site Web à titre de service aux visiteurs, membres, bénévoles et clients. L’Organisme se réserve le droit de modifier, d’ajouter ou de supprimer toute information ou tout élément de ce site, à tout moment et pour toute raison.
15. Droits relatifs aux renseignements personnels et processus de traitement des plaintes
Sous réserve des lois et règlements applicables, les personnes qui souhaitent consulter, rectifier, retirer leur consentement ou faire désindexer les renseignements personnels qui figurent dans nos dossiers peuvent en faire la demande par écrit directement à la personne responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes :
Responsable de la protection des renseignements personnels
LES URBAINCULTEURS
14 rue Soumande, local 0-17
Québec (Québec) G1L 0A4
info@urbainculteurs.org
16. Sanctions
L’ensemble du personnel de l’Organisme est tenu de se conformer à la présente Politique ainsi qu’à tout autre document, directive, procédure ou politique découlant de la présente Politique. Le personnel qui ne s’y conforme pas est sujet à des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au congédiement. Les consultants, fournisseurs et partenaires d’affaires qui font défaut de se conformer à la présente Politique s’exposent à des mesures et pénalités contractuelles pouvant aller jusqu’à la résiliation du contrat. De la formation et de la sensibilisation supplémentaires peuvent également être offertes le cas échéant.
17. Modification de notre politique
L’Organisme se réserve le droit de modifier ou compléter cette Politique à tout moment, notamment pour répondre à de nouvelles exigences ou pour la mettre à jour.
Mise à jour : 23 octobre 2024
